Workflow
Op deze pagina organiseren we de workflow rondom de ronaldjan.com merken. Klikken op een link betekent dat je eerst globaal antwoord krijgt op je vraag, vervolgens dien je naar de juiste app te gaan om de toegelichte acties uit te voeren zoals beschreven.
01 Vragen over bestellingen en orders
01.01 Er komt een aanvraag/bestelling binnen via TELEFOON
01.02 Er komt een aanvraag/bestelling binnen via EMAIL
01.03 Er komt een aanvraag/bestelling binnen via WEBSHOP
01.04 Er komt een aanvraag/bestelling binnen van een dealer (meestal via email)
02 Vragen over de chart app (spread base platform)
02.01 We bestellen delen voor de assemblage van een product via de CHART APP
02.02 We stellen het product samen via de CHART APP
02.03 We willen de voorraad weten van een bepaald product via de CHART APP
03 Vragen over kantoor handelingen
03.01 Er komt een bon of factuur binnen via EMAIL
03.02 We willen acquisitie plegen
03.03 We willen een QR code aanmaken
04 Vragen over het administratiepakket
04.01 We willen een relatie aanmaken in het ADMINISTRATIEPAKKET
04.02 We sturen een factuur via ADMINISTRATIEPAKKET
04.03 We sturen een offerte via ADMINISTRATIEPAKKET
04.04 We sturen een orderbevestiging via ADMINISTRATIEPAKKET
04.05 We willen een boeking aanmaken als kosten via ADMINISTRATIEPAKKET
04.06 We willen een boeking aanmaken als opbrengsten via ADMINISTRATIEPAKKET
04.07 We willen een bon of factuur bewaren voor ADMINISTRATIEPAKKET
04.08 We willen Belastingaangifte doen via het ADMINISTRATIEPAKKET
05 Vragen over het verzenden van goederen
05.01 We versturen een pakket naar een klant (via klant)
05.02 We versturen een pakket naar een klant (via dealer)
Antwoord • Relaties
Een nieuwe relatie aanmaken:
1. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
2. Verifieer of het contact een leverancier of (potentiele) client is
3. Ga naar de tab RELATIES
4. Maak een nieuwe relatie aan
5. Als de nieuwe relatie een leverancier is, begin dan de naam met 'Sup • ' (Supplier + OPTION 8)
6. Als de nieuwe relatie een afnemer is, begin dan de naam met 'Cli • ' (Client + OPTION 8)
7. Voer de gegevens in en klik op BEWAAR
Antwoord • Bestelling telefoon
Er komt een aanvraag/bestelling binnen via:
• Telefoon
1. Verifieer of het een offerte of bestelling betreft
2. Verifieer of de aanvraag van een eindgebruiker of van een dealer komt
3. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
4. Verifieer of het een nieuwe of bestaande relatie betreft
5. Wanneer een nieuw contact, ga naar RELATIES, en maak een nieuw relatierecord*
6. Wanneer een bestaand contact, ga naar RELATIES, en zoek de klantgegevens op
7. Registreer de bestelling
8. Stuur hem via de ADMINISTRATIE app email functie naar de klant
Antwoord • Bestelling webshop
Er komt een aanvraag/bestelling binnen via:
• Webshop
1. Verifieer of de betaling werd goedgekeurd door Mollie
2. Verifieer of de aanvraag van een eindgebruiker of van een dealer komt
3. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
4. Verifieer of het een nieuwe of bestaande relatie betreft
5. Wanneer een nieuw contact, kopieer de contactgegevens uit de webshopnotificatie
6. Ga naar RELATIES, en maak een nieuw relatierecord, plak de contactgegevens in het relatie record*
6. Wanneer een bestaand contact, ga naar RELATIES, en zoek de klantgegevens op
7. Registreer de bestelling onder FACTUREN, maar verstuur de factuur niet.
8. Controleer de voorraad en maak de zending klaar.
Antwoord • Bestelling eindgebruiker
Er komt een aanvraag/bestelling binnen via:
• Email
1. Verifieer of het een offerte of bestelling betreft
2. Verifieer of de aanvraag van een eindgebruiker of van een dealer komt
3. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
4. Verifieer of het een nieuwe of bestaande relatie betreft
5. Wanneer een nieuw contact, ga naar RELATIES, en maak een nieuw relatierecord*
6. Wanneer een bestaand contact, ga naar RELATIES, en zoek de klantgegevens op
7. Registreer de bestelling
8. Stuur hem via de ADMINISTRATIE app email functie naar de klant
Antwoord • Bestelling dealer
Er komt een aanvraag/bestelling binnen via:
• Email / telefoon
1. Verifieer of het een offerte of bestelling betreft
2. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
3. Ga naar de RELATIES tab
3. Noteer of copieer en plak de gegevens van de prospect uit het medium van je keuze
6. Registreer de bestelling onder de tab OFFERTES want we werken NIET met orderbevestigingen
7. Vergeet niet het aanvraagnummer van de dealer bij de referentie op te geven
7. Verpak het product
8. Verstuur het product naar de klant, met de Track&Trace code naar de dealer.
9. Stuur de dealer de factuur zonder kennisgeving richting eindgebruiker. De factuur met referentie stuur je via de ADMINISTRATIE app email functie
Antwoord • Offerte
Maak een offerte:
1. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
2. Ga naar de RELATIES tab
3. Noteer, of copieer en plak de gegevens van de prospect vanuit het medium van je keuze
2. Ga naar de tab OFFERTES
3. Klik op NIEUWE OFFERTE MAKEN
4. Verstuur de offerte vanuit de ADMINISTRATIE app
Antwoord • Factuur uitgaand
Maak een factuur:
1. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
2. Ga naar de RELATIES tab
3. Noteer, of copieer en plak de gegevens van de prospect vanuit het medium van je keuze
4. Ga naar de tab FACTUREN
5. Klik op NIEUWE FACTUUR MAKEN
4. Verstuur de factuur vanuit de ADMINISTRATIE app
Antwoord • Factuur inkomend
Ontvang een factuur:
1. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
2. Ga naar de tab FACTUREN
3. Klik op NIEUWE FACTUUR MAKEN
4. Verstuur de factuur vanuit ADMINISTRATIE app
Antwoord • opdrachtbevestiging
Er komt een aanvraag binnen via:
• Email/telefoon
1. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
2. Verifieer of de aanvraag van een eindgebruiker of van een dealer komt
3. Verifieer of het een nieuwe of bestaande relatie betreft
4. Wanneer een nieuw contact, ga naar RELATIES, en maak een nieuw relatierecord* voor de eindgebruiker
5. Wanneer een bestaand contact, ga naar RELATIES, en zoek de klantgegevens op van de eindgebruiker
6. Registreer de OPDRACHTBEVESTIGING onder de tab OFFERTES
7. Ga naar de tab OFFERTES
8. Klik op NIEUWE OFFERTE MAKEN
9. Kopieer het offertenummer uit de documenttitel
10. Tik op het rode potlood symbooltje, haal de titel weg
11. Schrijf 'opdrachtbevestiging' met het nummer dat je er achter plakt
12. Maak de opdrachtbevestiging
13. Schrijf onder de productregel als notitie de verwachte leveringsdatum, op iedere regel 1
14. Verstuur de opdrachtbevestiging via email vanuit de ADMINISTRATIE app
Antwoord • Boeken van opbrengsten
Maak een opbrengstboeking:
1. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
2. Ga naar de tab FACTUREN
3. Klik op NIEUWE FACTUUR MAKEN
4. Verstuur de factuur vanuit ADMINISTRATIE app
5.
Antwoord • Boeken van kosten
Maak een kostenboeking:
1. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
2. Ga naar de tab FACTUREN
3. Klik op NIEUWE FACTUUR MAKEN
4. Verstuur de factuur vanuit ADMINISTRATIE app
Antwoord • Bonnen bewaren
Bewaar een bon of factuur via email:
1. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
2. Ga naar de tab FACTUREN
3. Klik op NIEUWE FACTUUR MAKEN
4. Verstuur de factuur vanuit ADMINISTRATIE app
Antwoord • Product verpakken
Assembleer een product:
1. Open de PRODUCT APP app op je telefoon of computer
2. Ga naar de tab FACTUREN
3. Klik op NIEUWE FACTUUR MAKEN
4. Verstuur de factuur vanuit ADMINISTRATIE app
Antwoord • Product voorraad
Voorraadmanagement:
1. Op dit moment biedt onze PRODUCT APP nog geen voorraad management
50.08 • Antwoord • Belastingaangifte doen
Administratie:
1. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
2. Ga naar de tab BTW in de linker kolom
3. Klik op de sub tab OVERZICHT
4. Controleer welke aangiftes zijn verstuurd
5. Ga naar de sub tab BTW-AANGIFTE
6. Geef in het periode bereik aan voor welke periode je aangifte wilt doen
7. Klik op de VERSTUUR button om automatisch aangifte te doen
Antwoord • Acquisitie
Acquisitie voor alle merken:
1. Open de PRODUCT APP
2. Ga naar het tabblad ACQUISITIE
3. Voer de contactgegevens in van de prospect onder de subtab CONTACTS
4. Ga naar de subtab ACQUISITIE
5. Haal de gegevens van de prospect aan in de kolom NAAM ORGANISATIE
6. Houd het verloop van het record bij in de kolom DATUM (wanneer je iets doet)
7. Houd het verloop van het record bij in de kolom STATUS (wat je hebt gedaan)
8. Gebruik records opnieuw als de acquisitietijd (vruchteloos) is verstreken
Antwoord • Bestelling verzenden via eindgebruiker
Maak een zending aan (vanwege de ronduit beroerde werking van de post app, houd de volgende workflow aan)
1. Open de ADMINISTRATIE app op je computer
2. Ga naar de tab RELATIES
3. Tik op het veld 'FACTUURADRES'
4. Selecteer het gehele adres en kopieer het
5. Open het POST verzendplatform op je computer (NIET op de smartphone!)
6. Ga naar de URL: https://mijn.postnl.nl/PSM_New_Shipment
7. Log in in het zakelijke account van ronaldjan.com, de URL blijft hetzelfde
8. Zoek de ontvanger in het adresboek, of maak een nieuwe ontvanger aan
9. Plak de FACTUURADRES gegevens van de relatie uit ADMINISTRATIE in de verzendadres velden
10. Vergeet niet het email adres in te geven om de klant op de hoogte te houden
11. Volg stap 2. Verzendmethode
12. Voer het ordernummer zoals door de ADMINISTRATIE app gegeven
13. Ga door naar de stap: 3. Bevestiging
14. Druk op PRINTEN EN BEVESTIGEN
15. Kies de sticker layout obv de nog op het vel beschikbare zelfklevende A5 labels
16. Plaats het vel in de printer
17. Plak het label op het product en geef de zending af bij het POST agentschap (alleen scannen)
18. Na scannen krijgt de eindgebruiker automatisch een mailbericht dat de zending onderweg is
19. Factuur volgt en wordt automatisch geincasseerd
Antwoord • Bestelling verzenden via dealer
Maak een zending aan:
1. Open de ADMINISTRATIE app op je telefoon of computer
2. Ga naar de tab RELATIES
3. Tik op het veld 'FACTUURADRES'
4. Selecteer het gehele adres en kopieer het
5. Open de POST app op je telefoon of computer
6. Zorg ervoor dat je in het zakelijke account van ronaldjan.com zit (dat is niet altijd duidelijk)
7. Klik op NIEUWE ZENDING MAKEN (Je wordt teruggeleid naar de POST website :-(
8. Plak de FACTUURADRES gegevens van de relatie uit ADMINISTRATIE app in de verzendadres velden
9. Geef het email adres op van de dealer, NIET van de eindgebruiker!
10. Plaats een A5 verzendlabel in de printer
11. Tik op PRINT VERZENDLABEL (let op: de bladspiegelpositie van de POST app werkt niet altijd goed)
12. Plak het label op het product en geef de zending af bij het POST agentschap (alleen scannen)
13. Na scannen krijgt de dealer automatisch een mailbericht dat de zending onderweg is
14. Factuur volgt en wordt automatisch geincasseerd
